עבודת ניהול משרד דורשת התייחסות לפרמטרים רבים, שהעבודה תהיה יעילה וטובה וחשוב בה הדיוק בפרטים. צריך תמיד להיות עם היד על הדופק ולהיות מעודכנים גם בעבודה שלכם וגם בשאר השלוחות במשרד, להיות בקשר רציף עם עובדים אחרים ועם הלקוחות. כשכל הפעולות האלה נעשות בצורה נכונה כל העסק מתקדם לכיוון הנכון. אז איך לייעל את שירותי ניהול המשרד? נבחן כאן כמה נקודות חשובות.
ארגון סביבת העבודה
לפני שתתחילו איזושהי עבודה חשוב לארגן את סביבת העבודה. אולי זה ישמע כמשהו פשוט אבל חשוב לייחס לעניין את המשקל המתאים. אם לא תשמרו על הסדר סביבכם תבינו בהמשך את החשיבות. תארגנו את הניירות לערימות מסודרות, את כלי הכתיבה למקום אחד ותוודאו שאתם מוצאים בקלות את הפריטים הדרושים לכם בעת הצורך. שכל תיקיה ומסמך נמצאים במקום שהוגדר להם, כך שתוכלו למנוע בלבולים בהמשך. תבדקו שכל החיבורים לעזרים האלקטרוניים תקינים, שהמדפסת ומכונת הצילום מחוברות ועובדות. קשה לכם עם המשימה ואתם מתקשים עם סדר? כדאי שתשקלו את האופציה של חדרי ישיבות להשכרה לפי שעה. עבודה במהלך יום בשבוע בצורה הזו תקל עליכם משמעותית. לא צריך לקחת איתכם את כל העמדה, מחשב וחבר אחד או שניים וכבר העבודה תראה אחרת וטובה יותר.
ארגון המחשב
אחרי שארגנתם את הסביבה הפיזית הקרובה חשוב לארגן גם את הסדר במחשב. תחילה בתיקיות ובמסמכים איתם אתם עובדים, יכול להיות שעם הזמן אפשר להפריד נושאים או דווקא לאחד אותם תחת שם אחד. אחרי שתסדרו את התיקיות חשוב לעשות סדר גם בדואר האלקטרוני, ליצור תוויות לפי נושאים ולארגן את הודעות הדואר הנכנס למיקום המתאים. תראו אילו הודעות אינן רלוונטיות ואפשר למחוק. אם המשימה לכך היא גדולה ונראית מורכבת, תקדישו לה כמה דקות ביום. אחרי כמה ימים כבר תבחינו בשינוי שזה יעשה לכם בעבודה.
ארגון תזכורות חשובות
בניהול משרד יש לא מעט דברים שצריך לזכור, משימות שהופכות להיות כתובות על פתקים צבעוניים. גם כאן חשוב לעשות את הדברים בצורה נכונה ויעילה, אחרת לא נשים לב לפתקים ונפספס משימות. אם תמשיכו להוסיף פתקים והכמות שלהם תגדל בצורה מוגזמת ככל הנראה כבר תהיו אדישים אליהם ובשביל להמשיך להתייחס אליהם כדאי לרשום את המשימות הכי חשובות. אחרי שביצעתם משימה חשוב גם לזרוק את הפתק. בנוסף, אם כל צפצוף בטלפון גורם לכם להסחת דעת, תגדירו את מספר התזכורות למספר מצומצם לכל יום וכשתקבלו התרעה תדעו שאכן מדובר בהתרעה חשובה שצריך להתייחס אליה.
תקשורת ברורה
בימים בהם הדיגיטליות השתלטה על חיינו חשוב ליצור תקשורת נכונה עם כל אדם שאיתו אנחנו עובדים, בין אם קולגות לעבודה או לקוחות החברה. תהיו ברורים ותיידעו אותם בצורות שהכי נוח לכם לתקשר איתם: דואר אלקטרוני, צ’ט פרטי דרך הממשק בארגון או פנים מול פנים. תזכירו מפעם לפעם את הנושא בשיחות הצוות ובשיחות עם הלקוחות שאולי שכחו.
