מנהלת משרד

הפונקציות והתפקידים של מנהלת משרד במזכירה אותך

בשורות להלן נרחיב את היריעה ונתאר את התפקידים הקיימים של הממונה על טיפול המשרד בעסק:

• ניהול הפעילות השוטפת של המשרד: מנהלת משרד אחראית על טיפול הפעילות היומיומית של המשרד, כחלק אינטגרלי מהתפקיד שלה. לרוב מדובר בפעילות אדמיניסטרטיבית, אבל התפקיד כולל גם תחומי אחריות אחרים, בהתאם לדרישות ולצרכים של העסק.

• תמיכה בצוות העובדים: לרוב, מנהלת משרד איכותית תהיה אחראית גם על התמיכה בצוות העובדים. מנהלי מכירות יזכו ממנה לתמיכה הן ברמת העברת המידע והן בשליפת נתונים הנחוצים להם בדרך לעסקאות חדשות. מצד שני, גם צוות הרכש בעסק זוכה לתמיכה שלה, בעיקר בנושאים אדמיניסטרטיביים, כתיבת מכתבים ומזכרים, הדפסה והעברת נתונים.

• לוגיסטיקה: בעסקים קטנים ובינוניים קורה לא אחת שמנהלת המשרד ממונה על צדדים מסוימים בהליך הלוגיסטי. למשל – הגשת בקשה להצעות מחיר, או לחילופין מענה להצעות מחיר שהוגשו.

• תמיכה בעובדים הנמצאים בעסק בשעות העבודה: בעסקים רבים, מנהלת משרד עשויה לקבל גם תפקיד של תמיכה בצוות העובדים בעסק, החל מנושאים אישיים וכלה באדמיניסטרציה – קבלה או שחרור של עובד וכן מענה לצרכים שוטפים של העובדים.

בשורות להלן הוזכר רק חלק מהתפקידים האפשריים של מנהלת משרד איכותית. למעשה, התפקיד המתואר הוא גמיש מאד וכל בעלים ומנהל של עסק קובע את ההגדרה המדויקת שלו.

השינויים בתפקיד מנהלת משרד של השנים האחרונות

החל מאמצע שנות התשעים של המאה הקודמת, וביתר שאת בשני העשורים האחרונים, חלה התקדמות טכנולוגית משמעותית בכל תחומי החיים. אחד המאפיינים המשמעותיים ביותר של הקדמה הטכנולוגית הינו הקלות והגמישות של התקשורת.

אם עד לא מכבר היה צורך במשרד פיזי שירכז את הפעילות העסקית, הרי שכיום המשרד כולו נמצא בכף היד של כל אחד – באמצעות הטלפון הסלולרי, המחשב הנייד ואמצעים נוספים. בעבר, המשרד היה מקום שבו נמצאו כלל המכשירים והאמצעים לניהול תקין של העסק: מחשב שבו נמצאה תוכנת המלאי וטיפול המשרד וכן אמצעים כמו מכשיר פקס, סורק מסמכים ומכשירי טלפון מרובי ערוצים. מנהלת משרד שלטה בכל אלה, ובאמצעותם ערכה את כלל התאומים הנדרשים לעסק.

כיום ניתן למלא את כל הפונקציות הללו באמצעות הסמארטפון בקלות וביעילות. בתוך תקופה קצרה מאד הפך המשרד למיותר, ומכשירים שעד לא מכבר נחשבו חיוניים הפכו למיותרים בעליל. יחד עם זאת, חלק מהפונקציות של מנהלת משרד הוא עדיין חיוני, ועל כך נרחיב בסעיף הבא.