מה זה אדמינסטרציה?
אדמיניסטרציה היא היבט משמעותי בניהול הארגוני. היא כוללת בתוכה תכנון, ארגון, תיאום ושליטה במשאבים השונים וזאת כדי להשיג יעדים ספציפיים. ניהול אדמיניסטרטיבי חיוני לתפקודו התקין של כל עסק וארגון, בכל גודל ומכל תחום.
אדמיניסטרציה כוללת בתוכה פעולות רבות שכולן יחדיו מסייעות לניהול העסק כאשר עליו להחליט מהם היעדים שלו כדי שהנוגעים בדבר יוכלו לסייע לו להגיע אליהם. תכנון נכון מאפשר לעשות שימוש נכון במשאבים השונים, לייעל את הפעולות בעסק ולפתור אתגרים שונים שהעסק יכול להיתקל בהם.
שירותי אדמיניסטרציה לעסקים וארגונים
שירותי אדמיניסטרציה כוללים פעולות רבות ומגוונות אשר המטרה שלהן היא לסייע לעסק ולארגון להתנהל בצורה טובה יותר. בין היתר השירותים יכולים לכלול:
- תיאומי פגישות עם גורמים שונים, בתוך העסק ומחוצה לו.
- ביצוע מעקב תשלומים, שליחת תזכורות ללקוחות ורישום.
- מענה טלפוני על פי הצורך, בשעות שנקבעו מראש.
- שליחת הצעות מחיר ומעקב אחר המענה.
- ניהול הוצאות והכנסות לצורך פנימי ולהנהלת החשבונות.
- הפקת מסמכי הנהלת חשבונות שונים ללקוחות ולהנהלת החשבונות.
- טיפול במשימות אישיות כמו קביעת תור לרופא ונוספות.
- פעולות נוספות על פי הצורך
אדמיניסטרציה מכל מקום
העולם התקדם, יותר אנשים עובדים מהבית ויותר עסקים מקבלים שירותים מרחוק. אדמיניסטרציה היא דוגמה לאחד השירותים (למעשה היא כוללת שירותים רבים) אשר יכולים להתבצע בלי שהעובד/ת יהיה נוכח בעסק עצמו. מיקור חוץ אומר למעשה כי העסק לא מקיים יחסי עובד-מעביד מול נותן השירות, הוא לא חייב לפנות מקום עבודה נוסף ולמרות זאת הוא מקבל את השירות הטוב ביותר ולרוב אף יותר מכך.
ישנם יתרונות רבים למיקור חוץ: העסק יכול לקבל כל שירות שנדרש לו, הוא יכול לשנות את הדרישות שלו ולהעלות את היקף הפעילות או לצמצם בלי דאגה לחוזים, העסק לא צריך לפנות מקום בתוכו והוא משלם רק על השירות. בעוד שעובד דורש משכורת על כל המשתמע מכך (למשל הפרשות לפנסיה) והוא מקבל תשלום על כל שעות העבודה שלו, במיקור חוץ העסק משלם על התמורה בלבד.
לבחור את השירות אדמינסטרציה הנכון לעסק
ישנם שני דברים שהעסק או הארגון צריכים לחשוב עליו. הראשון הוא השירותים הנדרשים להם והשני הוא הגורם שיספק את השירותים. על העסק לחשוב מה יעזור לו להתקדם, להגדיר את המטרות שלו והוא יכול להתייעץ עם החברה בנוגע לשירותים שהיא יכולה לספק ושיעזרו לו להגיע לשם.
בבחירת נותן השירות כדאי מאד לבחון את הניסיון של הגורם שנותן את השירות. יש לבדוק את הרקע של נותן השירות ולוודא כי העסק יוכל לקבל אותו בכל זמן שיצטרך. מכאן אפשר להבין כי ישנו יתרון גדול לעבודה עם חברה אשר מתמחה בתחום זה, שמנוסה בו ושמחזיקה בצוות מגוון בעלי יכולות שתואמות את הצרכים האדמיניסטרטיביים השונים.
חברה המתמחה בשירותי אדמיניסטרציה
חברה אשר מספקת שירותי אדמיניסטרציה מהבית ומזכירה מרחוק יכולה להבטיח את הפעילות התקינה של העסק והארגון לאורך זמן. החברה מעסיקה עובדים אשר יושבים במקום אחד ושניתן לסייע להם בעת הצורך ולפקח על עבודתם. החברה דואגת לדיווח שוטף על הפעילות שנעשה וגובה תשלום רק על השירות שניתן לעסק ולא מעבר לכך. כמו כן, אם נוצר מצב בו אחד העובדים חולה, העסק ימשיך לקבל שירות מאחד העובדים האחרים.
שאלות נפוצות על אדמיניסטרציה
האם קיים שירותי אדמינסטרציה מרחוק?
העולם התקדם, יותר אנשים עובדים מהבית ויותר עסקים מקבלים שירותים מרחוק. אדמיניסטרציה היא דוגמה לאחד השירותים (למעשה היא כוללת שירותים רבים) אשר יכולים להתבצע בלי שהעובד/ת יהיה נוכח בעסק עצמו. מיקור חוץ אומר למעשה כי העסק לא מקיים יחסי עובד-מעביד מול נותן השירות, הוא לא חייב לפנות מקום עבודה נוסף ולמרות זאת הוא מקבל את השירות הטוב ביותר ולרוב אף יותר מכך.
מה כולל שירותי אדמינסטרציה?
- ניהול ושימור לקוחות
- שליחת הצעות מחיר ומעקב
- משימות משרד שוטפות
- שירותי גביה שוטפת
- הפקת מסמכי הנהלת חשבונות
- ניהול הוצאות והכנסות
- עבודה מול רואה החשבון
- הפקת דוחות
- שירותי אדמיניסטרציה
- משימות אישיות של בעל העסק
שירותי אדמיניסטרציה לעסקים וארגונים
דרושים אדמיניסטרציה
למשרד המעניק שירותי אדמיניסטרציה לעסקים מרחוק דרוש/ה עובד/ת למשרה מלאה
התפקיד כולל מתן שירותי אדמיניסטרציה לעסקים
דרישות התפקיד:
– ניסיון מוכח ומשמעותי כמנהלת משרד או מזכירה אישית
– שליטה מלאה באופיס וב Google Drive
– ידע וניסיון במערכות דיגיטליות מגוונות כדוגמת מערכות CRM, תוכנות דיוור, מערכות סליקת אשראי, dropbox, תוכנות להנה”ח (כדוגמת icount, חשבונית ירוקה) – מערכות ניהול משימות, ניהול יומנים
– הבנה וניסיון בטיפול בהפקת חשבוניות וניהול תזרים
– עבודה שוטפת מול רואה חשבון כולל הכנת משכורות
– ראש גדול, לימוד וקליטה מהירה, תקשורתיות ויכולת ביטוי גבוהה, תקתקנות וסדר, יכולת להניע תהליכים, לחשוב מחוץ לקופסה ולקחת אחריות
העבודה במשרה מלאה מהמשרד ברמת גן
המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד
קורות חיים למייל: office@mo-o.co.il
