בעולם שבו זמן ותקציב הם הנושאים המובילים, הניסיון לייעל בהצלחה את משימות מזכירות החברה הוא בעל ערך רב. מאחר שמשימות אלה גוזלות זמן רב ודורשות תשומת לב קפדנית, השימוש בשירותי מזכירות במיקור חוץ יכולים לספק יתרונות רבים לעסק שלכם.
מהם שירותי מזכירות לעסק?
נניח שסיימתם לימודי הנדסאי חשמל והחלטתם לפתוח עסק עצמאי הנותן שירותי חשמל שונים לעסקים, מוסדות וגופים פרטיים. כעת, בנוסף למומחיות שלכם בתחום החשמל, אתם זקוקים גם לשירותי מזכירות יעילים. אם לא תהיה לכם עוזרת אישית שתבצע את המשימות ההכרחיות הגוזלות זמן רב, האחריות תיפול עליכם או על חברי הצוות שאמורים להתמקד בליבת העסק.
שירותי מזכירות מקצועיים במיקור חוץ יאפשרו לכם ליהנות מעוזרת אישית שתטפל עבורכם בכול שירותי המשרד כך שתוכלו לנהל את העסק עם שקט נפשי. לדוגמה: לתאם פגישה חשובה, לדאוג לעסקה שלא נסגרה בגלל עיכוב בהצעת המחיר, וכן הלאה.
למעשה, תוכלו ליהנות משירותי עוזרת אישית, בלי תלוש שכר, עלויות מעביד או התחייבויות אחרות שחלות על מעסיקים.
מהם היתרונות?
- מומחיות והתנהלות לפי החוק
העוזרת האישית מעודכנת בשינויים החלים בחקיקה ועוקבת אחר המועדים המחייבים את העסק. ידע זה מאפשר לה להכין ולתייק את המסמכים הדרושים לעסק שלכם, כדי שתוכלו לעמוד בלוחות הזמנים הרלוונטיים. למעשה, המומחיות של העוזרת האישית מאפשרת לעסק שלכם להימנע מקנסות ולשמור על המוניטין הטוב שלו.
- שיפור היעילות והפרודוקטיביות
האצלת עבודת המזכירות למומחים חיצוניים, מפנה זמן יקר לכם ולצוות להתמקדות בפעולות עסקיות קריטיות. משימות, כמו הכנה והגשה של דוחות שנתיים, ניהול עסקאות של מניות או הבטחת רישום תאגידי תקין, עשויות לגזול זמן רב. שירותי עוזרת אישית שתבצע עבורכם משימות אלה ואחרות, מסירה את כל העול הזה מכם ומצוות העובדים שלכם. עם הידע והיכולות של המזכירה, המשימות כולן יתבצעו ביעילות, והצוות יתפנה להתמקד בקבלת החלטות אסטרטגיות, או בשיפור הפרודוקטיביות והביצועים הכלליים של העסק.
- שיפור יחסי עלות-תועלת
גיוס והכשרה של צוות מזכירות המועסקות על ידי העסק שלכם, עשוי להיות הליך יקר, במיוחד עבור עסק קטן. על ידי מיקור חוץ של שירותי מזכירות החברה, אתם יכולים לחסוך משמעותית בכול נושאי הגיוס, ההכשרה, המשכורות, ההטבות ותפיסת השטח במשרד.
עם שירות מזכירות במיקור חוץ, אתם מקבלים גישה למומחיות ולידע של אנשי ונשות מקצוע מנוסים, בשבריר מעלות העסקת העובדת על ידכם. זה הופך את מיקור החוץ לפתרון חסכוני.
- גמישות ומדרגיות
תוכלו לשכור את שירותי המזכירות בתנאים שיענו לצרכים המשתנים של העסק שלכם. ככול שהארגון שלכם יגדל, תוכלו להגדיל את משרת המזכירה כך שתתאים לעומס העבודה המוגבר. שירותי מזכירות במיקור חוץ מספקים לכם גמישות, בלי כל הטרחה של גיוס והכשרת צוות עובדים נוסף.
