לאנשי עסקים רבים יש משימות רבות והם אינם עומדים בנטל העצום שלהם. אחת הבעיות המשמעותיות שלהם היא שהם אינם יודעים כיצד לנהל את הזמן שלהם ולכן בתוצאה הסופית יש משימות חשובות שהם לא מטפלים בהם ומעבר לכך הם לא יוצרים סדרי עדיפויות ולכן יש נושאים רבים שנופלים בין הכיסאות. אם מדובר בעסק גדול, יש בדרך כלל מזכירה במשרד אך כשמדובר בעסק קטן או בינוני אין מזכירה ויש נושאים אדמיניסטרטיביים רבים שבעל העסק אינו מספיק לבצע אותם ביום יום ולכן הוא שוכר את שירותיה של עוזרת אישית.
הפתרון לכך הוא עבודה עם עוזרת אישית שהיא פרילנסר. בעל העסק מלמד אותה בתחילת הדרך אילו דברים היא אמורה לבצע ועל אילו תחומים היא חולשת. ועם הזמן היא מתמקצעת ועוזרת לו בכל רובד עסקי. מעבר לכך הרבה פעמים היא מסייעת לו גם בדברים אישיים כמו הכנת מסמכים אישיים, מהבנק ומגורמים נוספים עבור משכנתא הפוכה. מדובר במשימה לא פשוטה כיוון שיש לוודא שכל הגורמים הרלוונטיים שולחים את כל הנתונים במועד וכך אפשר לקבל את התהליך ולקבל את הסכום הכספי החד פעמי על פי ההסכם עם הבנק.
התפקידים של העוזרת
לאחר שהעוזרת האישית למדה את אופי ההתנהלות של העסק היא עונה על שיחות טלפוניות נכנסות ומסייעת ללקוחות או לכל איש קשר אחר. מעבר לכך היא מגישה ללקוחות הפוטנציאליים הצעות מחיר על פי ההנחיות של בעל העסק ועוקבת אחר התגובות כדי לקדם עסקאות לביצוע. בהמשך היא מפיקה על פי הצורך חשבוניות וקבלות ממוחשבות ומוודאת שכל הלקוחות העבירו את התשלומים במועד. אם יש עיכובים היא משוחחת עם הלקוחות כדי לקדם את נושא התשלומים כך שלא יישארו חובות.
משימות משרדיות שוטפות
ביום יום עוזרת אישית מעדכנת את היומן של בעל העסק, קובעת לו פגישות שונות, מעבירה לו תזכורת על לוח הזמנים היומי כדי שהוא יגיע בזמן לכל הפגישות. אם יש שינויים בלוח הזמנים היא מודיעה לו מידית כדי שלא יגיע לפגישה שהתבטלה עקב מזג האוויר החורפי או כל סיבה אחרת. בנוסף לכך היא נמצאת בקשר ישיר עם רואה החשבון ועם עורך הדין ועל פי הצורך היא מעבירה להם מסמכים כדי שיטפלו בנושאים שונים כמו הגשת תביעה משפטית, או הגשת דוחות חודשיים ושנתיים למע”מ, מס הכנסה והמוסד לביטוח לאומי.
פרילנסר במקום מזכירה
האופציה של פרילנסר כעוזרת אישית היא נוחה ביותר לשני הצדדים. בדרך כלל עוזרת זו עובדת מהבית וכך היא יכולה לטפל בין המשימות גם בענייני הבית כיוון שהגדרת התפקיד שלה אינה משרה מלאה. מעבר לכך לבעל העסק נוח מאד שיש מי שמטפל בענייניו כשהוא נמצא בדרכים ובמשימות השונות שלו.
לעוזרת אישית משלמים שכר על פי הסכום שנקבע באמצעות חשבונית, זאת לעומת מזכירה שאמורה לקבל ימי מחלה, ימי חופש, דמי הבראה ועוד הרבה מאד תשלומים לאור יחסי עובד מעביד.
מדובר במשימה לא פשוטה כיוון שיש לוודא שכל הגורמים הרלוונטיים שולחים את כל הנתונים במועד וכך אפשר לקבל את התהליך ולקבל את הסכום הכספי החד פעמי על פי ההסכם עם הבנק.
לאחר שהעוזרת האישית למדה את אופי ההתנהלות של העסק היא עונה על שיחות טלפוניות נכנסות ומסייעת ללקוחות או לכל איש קשר אחר. מעבר לכך היא מגישה ללקוחות הפוטנציאליים הצעות מחיר על פי ההנחיות של בעל העסק ועוקבת אחר התגובות כדי לקדם עסקאות לביצוע. בהמשך היא מפיקה על פי הצורך חשבוניות וקבלות ממוחשבות ומוודאת שכל הלקוחות העבירו את התשלומים במועד. אם יש עיכובים היא משוחחת עם הלקוחות כדי לקדם את נושא התשלומים כך שלא יישארו חובות.
משימות משרדיות שוטפות
ביום יום עוזרת אישית מעדכנת את היומן של בעל העסק, קובעת לו פגישות שונות, מעבירה לו תזכורת על לוח הזמנים היומי כדי שהוא יגיע בזמן לכל הפגישות. אם יש שינויים בלוח הזמנים היא מודיעה לו מידית כדי שלא יגיע לפגישה שהתבטלה עקב מזג האוויר החורפי או כל סיבה אחרת. בנוסף לכך היא נמצאת בקשר ישיר עם רואה החשבון ועם עורך הדין ועל פי הצורך היא מעבירה להם מסמכים כדי שיטפלו בנושאים שונים כמו הגשת תביעה משפטית, או הגשת דוחות חודשיים ושנתיים למע”מ, מס הכנסה והמוסד לביטוח לאומי.
פרילנסר במקום מזכירה
האופציה של פרילנסר כעוזרת אישית היא נוחה ביותר לשני הצדדים. בדרך כלל עוזרת זו עובדת מהבית וכך היא יכולה לטפל בין המשימות גם בענייני הבית כיוון שהגדרת התפקיד שלה אינה משרה מלאה. מעבר לכך לבעל העסק נוח מאד שיש מי שמטפל בענייניו כשהוא נמצא בדרכים ובמשימות השונות שלו.
לעוזרת אישית משלמים שכר על פי הסכום שנקבע באמצעות חשבונית, זאת לעומת מזכירה שאמורה לקבל ימי מחלה, ימי חופש, דמי הבראה ועוד הרבה מאד תשלומים לאור יחסי עובד מעביד.
