בהכנסת פתרונות אוטומציה לעסק טמונים יתרונות רבים. פתרונות מסוג זה יכולים לקצר תהליכים, למנוע טעויות וכן לתרום לחיסכון כספי ניכר. לאור כל זאת, נציג כמה פתרונות של אוטומציה, שלכל עסק כדאי לשקול להטמיע בשנה הקרובה.
אוטומציה בניהול חשבונות וקבלות
אם אתם עדיין רושמים קבלות בצורה ידנית, זה הזמן לעבור לדרך אוטומטית וקלה הרבה יותר. ניתן להטמיע בעסק מערכת ניהול חשבונות מודרנית, שמותאמת לסביבה דיגיטלית. מערכות מסוג זה אפשר לשלב עם מכירה באינטרנט, עם מודול של סליקה לעסק והפקת מסמכים אוטומטיים. אוטומציה בתחום הזה יכולה למשל להפיק מסמכי עסקה, חשבוניות וקבלות, מיד לאחר הרכישה המקוונת. המערכת יכולה לסגור טיפול בהזמנה מלקוח, מיד עם קליטת תשלום. זו אוטומציה שמקלה על ההתחשבנות מול הלקוחות, תיעוד, ייעול בגבייה וכן חוסכת זמן יקר.
אוטומציה בטיפול בלידים
פתרונות אוטומציה נוספים שיכולים להועיל לעסקים רבים, מאפשרים הגדלה של פוטנציאל המכירות. הדבר נעשה על ידי אוטומציה באיסוף לידים. מערכת אוטומציה בתחום הזה מסוגלת לאסוף ולרכז מגוון רחב של לידים ממקורות שונים. הלידים הללו נאספים למשך מתוך אתר אינטרנט של החברה, מתוך אפליקציות ומפלטפורמות של שותפים מסחריים ואף מתוך מערכת של מענה קולי אוטומטי. המערכת מסוגלת לבצע לא רק את איסוף הלידים ממקורות שונים, אלא גם הכנסתם לדוח מפורט עבור מנהל המכירות וצוותי המכירות. האוטומציה יודעת כיצד לתעדף את הפניות, כך שהדבר משפר את אחוז העסקאות שנסגרות.
אוטומציה בתקשורת מול לקוחות
כלים אוטומטיים נוספים יכולים להועיל לשיפור תקשורת מול הלקוחות, תוך חיסכון בזמן, בכוח אדם ובכסף. למשל מערכת לשליחת סמס במקרה של שיחה שלא נענתה. ניתן בעזרת מערכת אוטומציה להגדיר כי כאשר שיחה מגיעה לקו עסקי ולא ניתן לענות, הלקוח מקבל הודעה שפנייתו התקבלה ונציג יחזור אליו. מערכות משלימות מסוגלות לתת מענה לשאלות של לקוחות, על ידי תיבת צ'ט מקוונת. צ'ט בוט שעונה ללקוחות על שאלות נפוצות ואף מסוגל להפנות פנית המשך לנציג, עבור המשך טיפול לפי הצורך. עוד מערכת אוטומציה מסוגלת לתזכר לקוחות לקראת פגישה. ניתן להגדיר שליחת הודעה, מייל או שילוב בין השניים, לאחר שנציג שוחח עם הלקוח. ההודעה יכולה לפרט מה הוחלט בשיחה, מתי תתקיים פגישה פיזית או מתי ישלח המוצר ללקוח. ולפי הצורך, נשלחת הודעה, תזכורת לפני תור או פגישה.
אוטומציה בניהול שעות וניהול פרויקטים
תחום נוסף שיכול לייעל את המזכירה במשרד בעזרת אוטומציה, הוא ניהול שעות. למשל, שעון נוכחות חכם, שמעביר נתונים למערכת הנהלת חשבונות ללא מגע יד אדם. האפליקציה מעבירה נתוני עובדים, שעות נוכחות, כניסה ויציאה, למערכת חישוב השכר. כמו כן, אפשר להשתמש בכלי ניהול חכמים לניהול זמן בפרויקטים. הכלים יודעים לחשב אוטומטית כמה זמן עבודה הושקע בכל פרויקט, לצורך התחשבנות מול לקוחות.
