מזכירה

7 סימנים לכך שהגיע הזמן לקחת מזכירה לעסק

אם יש משהו שמאפיין מצליחנים הוא העובדה שהם לוקחים על עצמם יותר אחריות מאחרים. מצליחנים לוקחים על עצמם משימות רבות, הם דוחפים את עצמם קדימה ולרוב עסוקים שעות רבות במהלך היום. התוצאות נראות בשטח ומתבטאות בהישגים, אך לא פעם העומס דווקא מחליש, מכביד וגורם להתפזרות לכיוונים הלא נכונים.

מזכירה יכולה לקחת את המשימות האדמיניסטרטיביות, את המשימות שאינן מחייבות שיבוצעו על ידי בעל העסק והיא יכולה לתת ערך רב בעלות משתלמת. כמעט בכל עסק ישנן משימות אותן ניתן להעביר למישהי מקצועית וכך ליהנות מצד אחד מיעילות גבוהה ומצד שני בזמן פנוי להמשיך להתפתח. כיצד אפשר לדעת האם הגיע הזמן לקחת מזכירה לעסק? הנה שבעה סימנים שיכולים להצביע על כך:

1.     הייתם רוצים שיהיו יותר שעות ביום

פיתוח העסק דורש תשומת לב ובאופן טבעי שעות רבות. אם יש לכם תחושה מתמדת שאתם זקוקים ליותר שעות ביום, זהו סימן לכך שהגיע הזמן להוריד חלק מהמשימות ולהביא עזרה נוספת. הבעיה עם זה שאין לכם מספיק זמן היא לא רק שאתם לא מספיקים לעשות מה שאתם מתכננים אלא שכנראה אתם מתעסקים בדברים שמתישים אתכם וגוזלים מכם זמן יקר כשברור שאתם יכולים לעשות עבודה מעולה באותו הזמן.

2.     אתם מתעסקים במשימות “קטנות” רבות

אם אתם מתעסקים במשימות אדמיניסטרטיביות רבות במקום בפיתוח העסק, זהו סימן לכך שאתם לא מרוכזים בדברים הנכונים. ברור שהמשימות השונות חשובות מאד, אחרת לא הייתם עושים אותן, אך הן גוזלות מכם זמן יקר ולא מאפשרות לכם לפתח את העסק, לגדול ולהצליח כפי שאתם יכולים. מזכירה תוכל להוריד מכם עומס ולפנות לכם זמן למשימות גדולות.

3.     העסק שלכם ב”בלגן”

גם האנשים החכמים והכישרוניים ביותר יכולים למצוא את עצמם חיים בבלגן. פספוס של דד-ליין, שכחה של משימות אישיות (למשל להגיע למסיבה בגן), אי חזרה ללקוחות פוטנציאליים אלו חלק מהדוגמאות למה שיכול לקרות כשהעסק לא מסודר. הסיבה לכך היא בדרך כלל העומס הרב ואתם לא יכולים לעשות את הכל בעצמכם. זה בהחלט הזמן למזכירה.

4.     הטלפון שלכם לא מפסיק לצלצל

ברור שאתם לא יכולים לעשות הכל בעצמכם ואם הטלפון שלכם לא מפסיק לצלצל ואתם מתחילים לסנן את העובדים, הלקוחות והשותפים שלכם, זה כנראה סימן לכך שהגיע הזמן לעשות סדר בעסק. מזכירה יכולה לקחת אליה את כל השיחות, לבצע סינון, לתת מענה לחלקן ולהעביר את אלו שחשובות על פי הסדר הנכון. אם היא מקצועית ומנוסה היא תקל עליכם כבר מהיום הראשון.

5.     יש לכם חזון גדול אך הביצוע לא מספיק

חזון הוא אחד הדברים החשובים בעסק ואם יש לכם רעיונות נהדרים אבל הביצוע לא מספיק, יתכן מאד שהסיבה לכך היא שעוד אין לכם מזכירה. אם אתם טובים מאד ביצירת התמונה הגדולה, אם אתם מסוגלים לתכנן את הדבר הבא אך תקועים על המשימות הקטנות ואתם פשוט לא מתקדמים לעבר הגשמת המטרות, זה בהחלט סימן שהגיע הזמן לצרף עוד אשת מקצוע לצוות.

6.     אתם לא יכולים לצאת לחופשה בשל העומס

חשבו רגע מתי הייתה החופשה האחרונה שלכם ואיך היא נראתה. אם אתם לא מסוגלים להיזכר מתי לקחת לעצמכם חופשה או אפילו יום חופשי אחד ואם אתם שייכים לאלה שעובדים כל השבוע, כנראה שאתם עושים יותר מכפי שאתם אמורים. המזכירה לא תבצע את כל העבודה במקומכם, אבל היא תוכל לעזור לכם ליצור סדר עדיפויות ולהקל בביצוע משימות רבות שגוזלות מכם זמן רב והתעסקות בבירוקרטיה.

7.     אתם מוכנים לגדול

אחת המשימות החשובות של העסק הוא לגדול או במילים אחרות, לעשות “סקיילינג”. כשהגיע הזמן לגדול ישנם שלושה דברים שאתם חייבים: מערכת מתאימה, תזרים מזומנים וצוות שיקדם אתכם. ככל שמדובר בצוות, אחד התפקידים הקריטיים הוא המזכירות, מישהו או מישהי שתעזור לכם לבצע שירות לקוחות, תטפל במשימות הקטנות ותעזור לכם בניהול החשבונות.

מזכירה בעסק מול מזכירה מרחוק

לאחר שהגעתם למסקנה כי הגיע הזמן לגדול, אחת השאלות שאתם יכולים להעלות היא האם תרצו לקחת מזכירה במשרה חלקית או מלאה שתשב אתכם בעסק או האם תרצו לעבוד עם מזכירה מרחוק. אם העסק שלכם גדול והמשימות שלכם דורשים עובדת במשרה מלאה, אין ספק שתקו מזכירה בעסק. אך אם אתם זקוקים לכמות שעות קטנה יותר ואתם רוצים להיעזר באשת מקצוע מנוסה וגם להוריד מכם את הניהול, שירותי משרד במיקור חוץ נועד עבורכם.

בשנים האחרונות גובר השימוש במיקור חוץ (אאוטסורסינג) ואתם יכולים ליהנות מכל העולמות. במזכירה אותך אנחנו מציעים לכם אשת מקצוע שתעמוד לרשותכם למשימות שנקבעו כשאנחנו לוקחים את האחריות על הניהול השוטף. בצורה זו אתם תשלמו רק על מה שאתם באמת צריכים, תקדמו את העסק ואפילו תפנו זמן חופשי לבלות בו.

לפרטים נוספים חייגו אלינו עכשיו 079-5800-183

או השאירו פרטים ונתאים לכם את השירות שיקדם אתכם!