עוזרת וירטואלית

מהם התפקידים של העוזרת הוירטואלית ומה המשמעות שלהם

המזכירה בכל עסק היא למעשה יד ימינו של בעל העסק. לעוזרת האישית של בעל העסק יש שלושה תפקידים משמעותיים:

1. שחרור בעל העסק ממטלות מעיקות: מזכירה איכותית משחררת את בעל העסק ממטלות שהוא לא יודע, לא יכול או לא מעוניין לבצע. מדובר בפעולות סיזיפיות כמו מעבר על חשבוניות ספקים, התאמות בנקים, בדיקת הצעות מחיר או הפקת דוחות.
2. לוחות זמנים: המזכירה שולטת למעשה ביומן הפגישות של בעל העסק ומארגנת עבורו את סדר היום.
3. עבודת בק אופיס: המזכירה מעניקה שירותי בק אופיס לעסק. הדבר מסייע לבעל העסק בהגדלת המכירות ללקוחות קיימים ובהגדלת החשיפה ללקוחות חדשים.

המזכירה היא הממונה לרוב על בדיקת שעות עבודה, כמו גם על בדיקת אספקטים שונים של הנהלת החשבונות. לכל מחלקה בעסק יש תפקיד מוגדר, אבל המזכירה היא זאת המתמצאת בכל הפעילויות ומסנכרנת את הפעילות של המחלקות השונות.

עוזרת וירטואלית והיתרונות שלה

בשנים האחרונות התחוללו בעולם שינויים טכנולוגיים משמעותיים. השינוי הבולט והחשוב ביותר הוא התגברות השימוש במחשבי ענן. המשמעות היא שהשרתים שבהם מאוחסן כל החומר של העסק אינם ממוקמים בהכרח בתוך העסק עצמו. כמו כן, ניתן לגשת למחשבים מכל מקום. התוצאה המיידית היא הפחתת הצורך בנוכחות של המזכירה בפועל בעסק. ואכן, עסקים רבים מתירים למזכירות לעבוד לפחות חלק משבוע העבודה מהבית. עם זאת, מזכירות שהן עובדות העסק עדיין מקבלות את השכר שלהן לפי מספר שעות העבודה ולאו דווקא לפי התפוקה שלהן בפועל. כאן בדיוק בא לידי ביטוי היתרון של עוזרת וירטואלית – בעל העסק משלם בהתאם לצורך שלו, ולא לפי שעות העבודה שהמזכירה צריכה להחתים בהם כרטיס בעסק.

מה הקונספט מאחורי עוזרת וירטואלית

הקונספט מאחורי שירותי עוזרת וירטואלית הוא פשוט: במקום שכמה מזכירות יגיעו למקום העבודה ויעניקו שירות כל אחת לבעל עסק אחד, עוזרת וירטואלית אחת יכולה להעניק שירות למספר בעלי עסקים במקביל. מצד אחד, בעל העסק משלם רק עבור השירות שהוא מקבל. מצד שני, העובדה שמספר בעלי עסקים נהנים מהשירות של העוזרת הווירטואלית במקביל, מאפשרת לחברה שלוקחת את שירותי המזכירות אותה למקסם את הרווח ולשלם על הזמן שנרכש בפועל ולא על מסגרת השעות שבהם היא צריכה להגיע לעבודה. אם יש לך עניין וצורך בשינוי הקונספט והעסקת עוזרת וירטואלית. זה בהחלט המקום הנכון עבורך. המומחים של מזכירה אותך ילוו אותך ויסייעו לך להגדיר את מעטפת השירות המבוקשת שתפנה לך זמן ואנרגיה ותקנה לך שקט מהמשימות הקטנות והאפורות בעסק.