עלות שירותי משרד

עלות שירותי משרד בעסק – ולמה המחיר של מזכירה אישית כל כך חשוב

כל עסק, ולו גם הקטן ביותר, זקוק לפונקציונר שיבצע את מלאכת התיאום בין החלקים השונים שלו. לרוב, הפונקציונר הזה היא המזכירה. בעסקים גדולים היתה אפילו יותר ממזכירה אחת. התפקיד שלה היה ועודנו מורכב. להלן חלק מהמטלות הקבועות של כל מזכירה:

1. ניהול יומן ותיאום פגישות: המזכירה שולטת על יומן הפגישות של המנהל. היא מעדכנת אותו על הפגישות ומכינה עבורו את החומר הנדרש לכל פגישה.
2. מעקב אחרי לקוחות: מזכירה יעילה ממונה על מעקב ושמירת קשר עם לקוחות קיימים. זאת בנוסף להפקת הצעות מחיר ללקוחות פוטנציאליים.
3. בדיקת חשבוניות: בדיקת חשבוניות והתאמות בנקים הן חלק מהתפקידים של מזכירה. זאת, בעיקר בעסקים קטנים או בינוניים שאין להם מחלקת ניהול חשבונות נפרדת.

בעסקים רבים, המזכירה אחראית גם על גביה פשוטה ועל טיפול בלקוחות בעייתיים. האמור לעיל הוא רק חלק מהמטלות, והן משתנות מעסק אחד למשנהו.

איך שירותי משרד במיקור חוץ מפחיתים את המחיר של שירותי מזכירות

למרות שלכאורה התפקיד של מזכירה הוא מורכב, המצב לאשורו הוא שבעסקים קטנים צריך מספר שעות בודדות ביום למזכירה ואין צורך במזכירה במשרה מלאה. אבל מאחר שהיא מקבלת את השכר שלה לפי שעות נוכחות, היא תקבל שכר בין אם הייתה עבודה ובין אם לאו. לפיכך, עלות שירותי משרד נקבעת לפי מספר שעות הנוכחות ולא לפי כמות העבודה הנצרכת בפועל. זאת, ועדיין לא הוזכרו ההוצאות העקיפות – חופשות, דמי הבראה, מתנות לחגים, ימי מחלה וכיוצא באלה. שירותי משרד מרחוק משנה את המשוואה. בעל העסק משלם אך ורק לפי כמות הפעולות, על פי תעריף שנסגר מראש ככה שבעל העסק ישלם רק על החבילה שאותה הוא רכש. מזכירה אחת יכולה לתת מענה לכמה וכמה עסקים.

אם אתה רוצה לייעל את עבודת המשרד בעסק שלך, זה המקום הנכון עבורך. צור קשר עכשיו עם מזכירה אותך ותעשה צעד שיכול לחסוך לך כסף בעלות שירותי המשרד כל חודש.