עזרה משרדית
בעסקים רבים בעל העסק מבצע אין ספור משימות לאור כל היום ולא אחת הוא מתרכז בביצוע מטלות רבות שהן שוליות במקום להתמקד בפיתוח העסקי. זה קורה פעמים רבות כיוון שבעל העסק לא מספיק לבצע במהלך היום את כל המשימות שהוא אמור לעשות ולכן נוצר מצב אבסורדי זה. כל מנהל עסק חייב ליצור את תוואי הדרך של היום יום שלו ולהוריד מסדר היום שלו ביצוע של פעולות פשוטות וטכניות שמישהו אחר העוסק בתחום עזרה משרדית יכול לבצע.
אחד הענפים שתופעה זו מורגשת במיוחד היא בתחום הנדל”ן והבנייה שבו יש הרבה מאד פעולות רוטיניות שיש אפשרות להעביר את ביצוען למיקור חוץ של עזרה משרדית. אדם זה יכול לטפל בנושאים שונים כמו לדוגמה הקשר עם הספקים ועם הלקוחות, ביצוע תשלומים באינטרנט כמו עבור היטל השבחה העברת תוכניות אדריכליות ועוד. אנשים מנוסים רבים בתחום זה פועלים כפרילנסים מביתם ומסייעים מאד בכל העבודות המשרדיות השוטפות תוך העברת דיווח לבעלי העסקים. בדרך זו הם מפנים להם זמן וחשיבה לנושאים האקוטיים ביותר בכל עסק.
אופציות של עזרה משרדית
עסקים רבים פנו בשנים האחרונות לקבלת עזרה משרדית במיקור חוץ כיוון שאנשי מקצוע אלו מבצעים סוגים שונים של עבודות נדרשות כמו לדוגמה, טיפול בכל הקשור להכנסות של החברה, הגשת הצעות מחיר על פי הצורך של כל אחד מהלקוחות, הפקה של חשבוניות מס וקבלות. מעבר לכך הם דואגים לגביה של העסק, המגמה היא שכל לקוח ישלם את מלוא התשלומים על פי מועד התשלום שסוכם אתו.
הם נמצאים כל הזמן עם היד על הדופק ומוודאים שמתבצעות העברות בנקאיות של הלקוחות השונים, מתקבלות המחאות לתאריכים הנכונים כמזומן או המחאות מעותדות. בדרך זו החברה שומרת על תזרים המזומנים שלה ואין הגעה למצבים של חריגה ממסגרת האשראי שנקבעה לה.
בחירה של סיוע יום יומי
קו החשיבה הוא להיעזר באופציה של עזרה משרדית על ידי מי שבקיא בנישה מסוימת. כמו לדוגמה עסקים קמעונאיים, עסקים בתחום הנדל”ן והבנייה, כיוון שבדרך זו בעל העסק מקבל תמורה מלאה עבור השירותים האלו. איש מיקור החוץ מכיר לאט לאט את העסק ולכן הוא גם מסייע בחשיבה בפיתוח נישות חדשות כך שזו דרך כדאית ביותר.
חיסכון בעלויות כוח אדם
עזרה משרדית במיקור חוץ חוסכת כוח אדם וכשמדובר בעסק קטן ששירותי מזכירות בתוך העסק הם מיותרים לאור הפעילות המינורית, או כשמדובר בעסק גדול שזקוק לעזרה מועטה, השימוש באופציה של מיקור חוץ היא הטובה ביותר.
כך בעל העסק אינו זקוק לכוח אדם נוסף והוא חוסך עלויות כספיות משמעותיות של שכר עובדים הן מדי חודש והן בהיבט השנתי. לאור היתרונות הרבים המעבר לאפשרות של מתן עזרה משרדית מתרחב מחודש לחודש.
