מזכירה וירטואלית

אילו פונקציות ממלאת מזכירה וירטואלית?

במהלך התקופות האחרונות חלה התקדמות טכנולוגית משמעותית. אחת התוצאות של הקדמה היא האפשרות ליצור קשר עם כל מקום מכל מקום. האפשרות הזאת הפכה את המשרד, שבעבר היה מרכז העצבים של העסק, למיותר בחלק מהתחומים. מערכות המחשב של העסק נמצאות בענן, או שהשרתים שלו נגישים מכל מקום. כתוצאה, כל בעל תפקיד שאיננו יצרני ולא כרוך בהגעה בפועל לעסק, יכול לבצע את תפקידו מכל מקום. ואכן, עסקים רבים עברו לשיטת העבודה מרחוק, גם בתחומי האדמיניסטרציה וניהול החשבונות. מעבר לשירותי מזכירה וירטואלית הם, לפיכך, רק השלב ההגיוני הבא.

היתרונות של מזכירה וירטואלית

כאמור, השלב הבא בהתפתחות של עולם התעסוקה הוא מעבר לשירותי מזכירה וירטואלית. ההבדל העיקרי בין מזכירה שהיא עובדת בעסק לבין מזכירה וירטואלית, טמון בעובדה שמזכירה המועסקת על ידי העסק מקבלת תשלום עבור שעות הנוכחות שלה בעסק. מנגד, התשלום עבור מזכירה ווירטואלית הוא עבור השירותים. מזכירה וירטואלית מעניקה, בין היתר, את השירותים הבאים:

1. תמיכה במכירות: המזכירה נותנת מענה טלפוני ראשוני ללקוחות ולמתעניינים בשירותים או במוצרים שהעסק מוכר. בנוסף, היא יכולה להפיק הצעות מחיר, קבלת הזמנות וכל פונקציה שבאופן עקיף תורמת להגדלת המכירות.
2. תמיכה בהנהלת חשבונות: קליטת חשבוניות או מסמכים עסקיים, הפקת חשבוניות ושירותי גבייה מהווים נדבך חשוב בפעילות העסקית. מזכירה וירטואלית יכולה לבצע את הפעולות הללו במהירות וביעילות.
3. משימות משרדיות שונות: המזכירה כאמור יכולה להעניק שירותי משרד נוספים – ניהול יומן, הפקת דו”חות שונים וכל שירות התומך בניהול התקין של העסק ברמה היום יומית.

מזכירה וירטואלית והתועלת שלה לעסקים

היתרון המשמעותי ביותר של מזכירה וירטואלית לעסק הוא, כאמור, בעובדה שהתשלום הוא עבור השירות שלה ולא עבור שעות הנוכחות. כתוצאה, גם עסק קטן בתחילת הדרך יכול ליהנות מהשירות האיכותי הזה. בעל העסק מפנה את כל הזמן שלו להגדלת המכירות, ומותיר את כל עבודות האדמיניסטרציה למזכירה הווירטואלית. אם יש לך עניין לפתח את העסק שלך במהירות ולהגדיל את היקף המכירות, זה בהחלט המקום הנכון עבורך. זה הזמן ליצור קשר, והמקצוענים של מזכירה אותך יחזרו אליך בהקדם. הם יסייעו לך ויתאימו עבורך את מעטפת השירותים הטובה והיעילה ביותר ויאפשרו לך להזניק את העסק קדימה.