בעוד שבעבר פגישות אונליין היו נערכות על-ידי עסקים מעטים בלבד, הרי שכיום דווקא פגישות פרונטליות גורמות לרבים להרים גבה לנוכח ההצעה המשונה. וכך הפגישות העסקיות המקוונות הפכו לרווחות, ויחד עמן עלה הצורך והרצון להסתמך על טכנולוגיות מתקדמות ואיכותיות יותר.
נראות טובה ואיכותית של המשתתפים בוועידה, וכל שכן איכות סאונד המאפשרת הן להבין את דבריו של האדם מבעד למסך, והן המאפשרת להעביר את דברינו אל עבר האדם שמבעד למסך כך שיבין אותנו ולא יתאמץ לפרש ולקרוא שפתיים בכל מילה ומילה.
המונח המדויק יותר המתאר את הצורך הזה, הוא חדר וידאו קונפרנס, מעין חדר ישיבות אונליין המסתמך על רשת האינטרנט ומקנה ליושבי המשרד את היכולת לערוך שיחות ווידאו נטולות כל הפרעה בקלות ובפשטות.
כאן במדריך הבא, נדגים לכם כיצד מקימים חדר וידאו קונפרנס צעד אחר צעד. חשוב לציין כי את ההקמה עצמה מומלץ לעשות עם אנשי מקצוע אשר יוכלו להמליץ לכם על הציוד הטכני שיתאים במדויק לצורכיכם וכן לתקציבכם.
בחירת החדר הייעודי
מומלץ לבחור בחדר הנמצא סמוך ככל הניתן לרשת ה-WIFI של המשרד, וזאת כדי להבטיח חיבור אינטרנט יציב ואיכותי. חשוב גם לציין כי רבים ממליצים על חיבור חוטי לאינטרנט שיבטיח את היציבות הרבה ביותר, אך דבר זה, לאור הפן האסתטי, נתון כבר לבחירת בעלי ובעלות המשרד.
נוסף על כך, שבעת שאתם בוחרים בחדר הייעודי לווידאו קונפרנס, הרי שמומלץ שיהיה מרווח ככל הניתן למען נוחיות המשתתפים, וכן שהוא יכלול בתוכו אפשרות לחיבורי חשמל רבים.
חדר הנמצא בסמוך לציר תנועה מרכזי הוא לא בהכרח ‘דיל ברייקר’, אך חשוב לבחון אם החלון מאפשר אקוסטיקה טובה מספיק, או שמא הרעשים מבחוץ מפריעים. זכרו שהרעש עלול הן להיקלט במיקרופון ולהקשות על האדם המאזין לכם, והן עליכם להבין את דבריו של האדם המדבר עמכם.
כמו-כן, וודאו כי מדובר בחדר ייעודי טוב בו תוכלו לייצב את המצלמה באזור שישדר ויראה את כל המשתתפים.
מהו הציוד הנדרש?
חדרי וידאו קונפרנס הם עסק יקר, ולכן חשוב למצוא ספק טוב שגם יבטיח מוצרים איכותיים אך גם יאפשר לכם למצוא אותם במחירים המגיעים בחבילות משתלמות.
החדר צריך לכלול מסך תצוגה אינטראקטיבי שיאפשר לכם להציג את האדם המשוחח עמכם, וגם לערוך בעת הצורך מצגות באמצעות מסך הטאץ’ הגדול.
כמו-כן, חשוב לבחור במצלמת רשת איכותית, וישנן מצלמות ייעודיות אף המאפשרות מעקב אחר כל אדם המדבר. שמן של מצלמות אלו הוא מצלמות PTZ והן זזות על פי קול ועל פי תנועה. כמובן שניתן לתכנת אותן בהתאם.
לצד זאת, הקפידו על ציוד שמע איכותי הכולל מיקרופון איכותי ורמקולים שיוצבו ברחבי חדר הישיבות. זכרו כי על איכות הווידאו ניתן להתפשר, אך אין כל אפשרות להתפשר על איכות שמע טובה שתאפשר לאדם המאזין לכם, להבין את דבריכם.
שיהיה לכם המון בהצלחה! ובכל צורך בשירותי משרד במיקור חוץ, אנו נשמח להוות עבורכם הכתובת המקצועית שתספק מענה איכותי.
