בעידן של תחרות משמעותית בכל ענף פעילות, או לפחות ברוב הענפים, התייעלות עסקית היא חובה. חברה שלא מתנהלת באופן יעיל באמת לא תוכל לשגשג, ולמעשה סביר להניח שלא תשרוד לאורך זמן. כאן בעמוד תמצאו טיפים להתייעלות שיכולים להתאים לכל עסק וארגון – מוזמנים ליישם אותם.
מנהלים שמקדישים את כל זמן העבודה לניהול
זמן הוא משאב יקר במיוחד בכל עסק. בפרט הוא קריטי בעסקים קטנים ובינוניים. יש לא מעט מקרים שבהם אדם שאמור להוביל חברה לצמיחה מוצא עצמו מקדיש לא מעט שעות עבודה לטיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים ולמילוי משימות שאפשר להפקיד בשקט בידי מזכירה. לשעות העבודה האלה מחיר גבוה, מפני שהן לא מנוצלות לטובת ניהול אמיתי, כזה שממוקד בפיתוח העסק. למעשה אלה שעות עבודה אבודות. כששוכרים מזכיר/ה הזמן של המנהלים מנוצל באופן אופטימלי, והאפשרות של עוזר/ת אישי/ת במיקור חוץ מבטיחה מקסימום כדאיות גם מבחינה כלכלית.
הטמעת מערכת ניהול לקוחות באופן אוטומטי
נקודת תורפה נוספת בעסקים רבים היא הקושי לספק מענה מקצועי ומהיר לפניות לקוחות מכל הסוגים: גם אלה שכבר רכשו מוצר או שירות וגם אלה שעדיין נמצאים בשלב ההתעניינות. עוזר/ת אישי/ת מפנה זמן יקר ומסייע להימנע ממצב שבו פניות הולכות לאיבוד עקב בלגן. בחברות גדולות הפתרון הוא מערכת לניהול אוטומטי של האינטראקציות עם הלקוחות. חשוב להדגיש שגם עם מערכת כזו עדיין נדרשים כמובן עובדים, אבל בזכות המערכת הם מתמקדים בפעולות החשובות באמת ולכן יכולים לטפל באופן המקצועי ביותר בכל פנייה.
בנוסף, מערכת ניהול קשרי לקוחות משדרגת את השיווק, בזכות האפשרות לשלוח הצעות שונות, מותאמות באופן מושלם לכל לקוח ולקוחה, בתדירות הרצויה, ובלי שתידרש השקעת שעות עבודה רבות מדי (כי המערכת מבצעת פעולות רלוונטיות אוטומטית).
מיקור חוץ להנהלת החשבונות
בחברות שהיקף הפעילות שלהם לא מצדיק העסקת מנהל חשבונות במשרה מלאה, יש נטייה לבעל או בעלת העסק לקחת את התפקיד הזה על עצמם. לכאורה אין ברירה, כי ישנה חובת דיווח לרשות המיסים ולמוסד לביטוח לאומי, מה גם שדוחות שונים מהווים בסיס לקבלת החלטות חיוניות בחברה – אבל רק לכאורה. הנהלת חשבונות במיקור חוץ מתבצעת באופן מקצועי, ללא טעויות, וכפי שהעסקת עוזר/ת אישי/ת במיקור חוץ מפנה זמן למשימות החשובות באמת, כך גם מנהל/ת חשבונות חיצוני/ת.
סנכרון אופטימלי בין כל המחלקות והמערכות בחברה
בחברות גדולות האתגר הוא אחר: יעילות מקסימלית מחייבת גם התנהלות מדויקת בכל מחלקה בפני עצמה, וגם סנכרון מושלם בין כל המערכות בארגון – הרכש, המלאי, קשרי הלקוחות, לוגיסטיקה, פרויקטים ועוד.
מערכות ERP מספקות מענה אפקטיבי מאוד לשני הדגשים החשובים האלה. כל מערכת ERP כוללת מגוון מודולים שכל אחד מהם מייעל מרכיב אחר בעבודת החברה: מודול אחד מטפל בכל נושא החשבונאות, הן זו שמתמקדת בניהול הספרים כחוק והן זו שמטרתה השבחת הניהול. מודול אחר מתמקד באינטראקציות עם הלקוחות משלב הפנייה הראשונה ובהמשך הדרך. עוד מודול מבטיח ניהול פרויקטים באופן מושכל ומבלי לחרוג ממסגרת התקציב שנקבעה, וזהו רק חלק קטן מהמודולים. עם מערכת כזו, שמוטמעת בחברה בהתאמה מלאה למאפיינים הספציפיים שלה, מובטחים התייעלות עסקית מיטבית וחיסכון בשעות עבודה בזכות אוטומציות רלוונטיות.
לחברת אברא טכנולוגיות – יש את המומחיות לזהות ולמפות עם הלקוחות את הצרכים העסקיים שלהם ולתרגם אותם ליישום, פיתוח והטמעה של טכנולוגיות חדשניות מתאימות.
