מזכירה

מנהלת משרד היא למעשה הפונקציה הבכירה במשרד של חברה, עסק או מוסד ציבורי. במידה רבה היא המוציאה והמביאה בעסק, זאת ששום פעילות לא נעלמת ממנה. בשורות הבאות נתמקד בתפקיד ובתחומי האחריות של מנהלת משרד. כמו כן, נעסוק בדרכים הקיימות להעברת שירותי הניהול המשרד למיקור חוץ והמשמעות שלה.

מהי בעצם מנהלת המשרד בעסק ומהם התפקידים שלה? מהם השינויים שבעקבותיהם הפכה האפשרות לקבלת שירותי ניהול במיקור חוץ לאקטואלית? מה התועלת מהעברת טיפול המשרד למיקור חוץ? מי עשוי להפיק תועלת מרובה מהאפשרות הזאת? אם יש לך עסק קטן, בינוני או גדול – זאת בדיוק הכתבה בשבילך.

הפונקציות והתפקידים של מנהלת משרד

בשורות להלן נרחיב את היריעה ונתאר את התפקידים הקיימים של הממונה על טיפול המשרד בעסק:

  • ניהול הפעילות השוטפת של המשרד: מנהלת משרד אחראית על טיפול הפעילות היומיומית של המשרד, כחלק אינטגרלי מהתפקיד שלה. לרוב מדובר בפעילות אדמיניסטרטיבית, אבל התפקיד כולל גם תחומי אחריות אחרים, בהתאם לדרישות ולצרכים של העסק.
  • תמיכה בצוות העובדים: לרוב, מנהלת משרד איכותית תהיה אחראית גם על התמיכה בצוות העובדים. מנהלי מכירות יזכו ממנה לתמיכה הן ברמת העברת המידע והן בשליפת נתונים הנחוצים להם בדרך לעסקאות חדשות. מצד שני, גם צוות הרכש בעסק זוכה לתמיכה שלה, בעיקר בנושאים אדמיניסטרטיביים, כתיבת מכתבים ומזכרים, הדפסה והעברת נתונים.
  • לוגיסטיקה: בעסקים קטנים ובינוניים קורה לא אחת שמנהלת המשרד ממונה על צדדים מסוימים בהליך הלוגיסטי. למשל – הגשת בקשה להצעות מחיר, או לחילופין מענה להצעות מחיר שהוגשו.
  • תמיכה בעובדים הנמצאים בעסק בשעות העבודה: בעסקים רבים, מנהלת משרד עשויה לקבל גם תפקיד של תמיכה בצוות העובדים בעסק, החל מנושאים אישיים וכלה באדמיניסטרציה – קבלה או שחרור של עובד וכן מענה לצרכים שוטפים של העובדים.

בשורות להלן הוזכר רק חלק מהתפקידים האפשריים של מנהלת משרד איכותית. למעשה, התפקיד המתואר הוא גמיש מאד וכל בעלים ומנהל של עסק קובע את ההגדרה המדויקת שלו.

השינויים בתפקיד מנהלת משרד של השנים האחרונות

החל מאמצע שנות התשעים של המאה הקודמת, וביתר שאת בשני העשורים האחרונים, חלה התקדמות טכנולוגית משמעותית בכל תחומי החיים. אחד המאפיינים המשמעותיים ביותר של הקדמה הטכנולוגית הינו הקלות והגמישות של התקשורת.

אם עד לא מכבר היה צורך במשרד פיזי שירכז את הפעילות העסקית, הרי שכיום המשרד כולו נמצא בכף היד של כל אחד – באמצעות הטלפון הסלולרי, המחשב הנייד ואמצעים נוספים. בעבר, המשרד היה מקום שבו נמצאו כלל המכשירים והאמצעים לניהול תקין של העסק: מחשב שבו נמצאה תוכנת המלאי וטיפול המשרד וכן אמצעים כמו מכשיר פקס, סורק מסמכים ומכשירי טלפון מרובי ערוצים. מנהלת משרד שלטה בכל אלה, ובאמצעותם ערכה את כלל התאומים הנדרשים לעסק.

כיום ניתן למלא את כל הפונקציות הללו באמצעות הסמארטפון בקלות וביעילות. בתוך תקופה קצרה מאד הפך המשרד למיותר, ומכשירים שעד לא מכבר נחשבו חיוניים הפכו למיותרים בעליל. יחד עם זאת, חלק מהפונקציות של מנהלת משרד הוא עדיין חיוני, ועל כך נרחיב בסעיף הבא.

מנהלת משרד ומיקור חוץ – הילכו שניים יחדיו

בסעיף הקודם הבאנו הסבר קצר על השינויים המשמעותיים שהפכו את המשרד עצמו למיותר בעליל. עם זאת, מרכיבים מסוימים בתפקיד של מנהלת משרד הם כיום רלבנטיים יותר מתמיד: מנהלת המשרד עדיין אמונה על האדמיניסטרציה, על שיחות עם לקוחות וספקים ועל נושאים הקשורים בניהול העובדים. ואולם היום, בעקבות הקדמה הטכנולוגית, המנהלת לא צריכה להיות נוכחת בפועל במשרד על מנת למלא את כל הפונקציות. בהתחלה, עסקים רבים פשוט העבירו מנהלות משרד לעבודה מהבית. עם הזמן, יותר ויותר עסקים העבירו את התפקיד למיקור חוץ – שזה אומר תשלום עבור השירות, ולא עבור שעות העבודה של המזכירה.

מי שמפיקים את התועלת המרבית מהמצב החדש הם דווקא עסקים קטנים ובינוניים, שתשלום עבור מנהלת משרד במשרה מלאה או אפילו חלקית היא מעבר ליכולות שלהם, לכל הפחות בתחילת הסרת. בעלי עסקים קטנים מעבירים פונקציות שונות לידי מנהלת משרד במיקור חוץ, תוך שהם מפנים לעצמם יותר זמן לקידום העסק. אם יש לך עסק ויש לך עניין בשירותים של מנהלת משרד זה המקום הנכון עבורך. כדאי ליצור קשר כעת ואנשי המקצוע שלנו יחזרו אליך בהקדם. 

שאלות נפוצות על מנהלת משרד

בוודאי! אנו מעניקים לכל עסק שירות של מנהלת משרד.

  • 100% מקצועיות
  • גמישות
  • מבחר פתרונות
  • שקט נפשי
  • תשלום רק על שעות העבודה נטו

הרבה יותר זמן לפיתוח העסק!
שירותי מזכירות שיתנו לכם שקט נפשי בלי דאגות.

השאירו כאן שם וטלפון ונחזור אליכם.

משרות + דרושים + עבודה + גיוס מנהלת משרד כאן

למשרד המעניק שירותי מנהלת משרד לעסקים מרחוק דרוש/ה עובד/ת למשרה מלאה
התפקיד כולל מתן שירותי אדמינסטרציה לעסקים

דרישות התפקיד:
– ניסיון מוכח ומשמעותי כמנהלת משרד או מזכירה אישית
– שליטה מלאה באופיס וב Google Drive
– ידע וניסיון במערכות דיגיטליות מגוונות כדוגמת מערכות CRM, תוכנות דיוור, מערכות סליקת אשראי, dropbox, תוכנות להנה”ח (כדוגמת icount, חשבונית ירוקה) – מערכות ניהול משימות, ניהול יומנים
– הבנה וניסיון בטיפול בהפקת חשבוניות וניהול תזרים
– עבודה שוטפת מול רואה חשבון כולל הכנת משכורות

– ראש גדול, לימוד וקליטה מהירה, תקשורתיות ויכולת ביטוי גבוהה, תקתקנות וסדר, יכולת להניע תהליכים, לחשוב מחוץ לקופסה ולקחת אחריות

העבודה במשרה מלאה מהמשרד ברמת גן
המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד

קורות חיים למייל: office@mo-o.co.il

ניהול משרד
מזכירה אישית מרחוק