יעילות במשרד
הפעלה של כל עסק מצריכה טיפול בהרבה מאד נושאים ובעל העסק אינו מצליח לטפל בכולם. בהתאם לאופי הפעילות הוא מגייס עובדים לתפקידים שונים בהתאם לצורך. יש בעלי עסקים שזקוקים לסיוע יום יומי של מזכירה, אך אין מדובר במשרה מלאה ולכן הם מעדיפים לשכור את שירותיה של מזכירה פרילנסית אשר מבצעת בדרך כלל את המטלות השונות מביתה באותה רמה של אחריות וגם יעילות במשרד כאילו שהיא נמצאת במשרדי ההחברה.
הימצאותה של עוזרת אישית מסוג זה, מורידה נטל משמעותי מהמשימות האדמיניסטרטיביות של בעל העסק ולכן הוא יכול להתמקד בדברים החשובים יותר כמו הפיתוח העסקי, קשרי לקוחות, ספקים ועוד. כדי לקדם תהליך זה קובעים מראש מהם תחומי האחריות של המזכירה, כמו לדוגמה היא מטפלת בנושאים הקשורים לקשרי הלקוחות כדי לקדם את ההזמנות, להגיש הצעות מחיר כדי לזכות בפרויקטים לביצוע, לבצע הזמנות רכש כמו עציצים למשרד כדי שהאורחים ייהנו ממשרד שהוא מזמין ומלא בצמחים ירוקים שמוסיפים לו חיוניות.
הערך המוסף של יעילות במשרד
כאשר מישהי אחראית שמבינה עניין מטפלת בדברים, יעילות במשרד נראית בכל מקום. הצעות המחיר מועברות ללקוחות פרק זמן קצר לאחר הפגישה איתם, הלקוחות של אתר האינטרנט מקבלים תשובות מהירות לגבי מוצרים שמעניינים אותם או לגבי זמן האספקה ולכן קל להם יותר לגבש החלטה אם לרכוש מוצר זה או אחר, או לא. מעבר לכך הקבצים עם דיווחי ההכנסות וכל המסמכים של ההוצאות כמו חשבוניות מס מספקים, מועברים במועד לרואה החשבון וכך הוא יכול להגיש את כל הדיווחים לרשויות במועד, ללא עיכובים.
ראש שקט לבעל העסק
בתחילת הדרך לוקח כמה ימים עד שהמזכירה החדשה מבינה את אופן ההתנהלות של העסק ואת התפקידים השונים שלה בכל הרבדים. אך ברגע שהיא קולטת את זה, הדברים רצים ולכן היא אינה נזקקת לתמיכה של בעל העסק אלא היא רצה קדימה ומבצעת את כל המטלות שלה באופן מושלם. שיטת העבודה כוללת דיווח מלא ורציף לבעל העסק על כל מה שבוצע כדי שיידע מה קורה בנושאים שונים.
יעילות במשרד מתבטאת לדוגמה בכך שהוא יהיה מכותב על הצעות המחיר שיוצאות ללקוחות, יראה בתוכנה מיהם הלקוחות שהעבירו תשלום היום, מי מאחר ואינו משלם במועד, מה קורה בפרויקטים השונים כמו תוכניות שהתקבלו, הגשה למכרזים ועוד. כשהוא יודע בכל נישה מהי תמונת המצב הוא רגוע ויכול לעסוק בדברים הגדולים, בסיוע של המזכירה הנאמנה.
עבודה עם פרילנס
כשעובדים במתכונת של פרילנס, אין יחסי עובד מעביד ולכן בעל העסק אינו צריך להפיק תלוש שכר ולשלם את כל העלויות הנלוות כמו הפרשות לפנסיה, ימי חופש, ימי הבראה ועוד. בהתאם לסיכום הדברים ולכמות השעות החודשיות קובעים סכום ריטיינר חודשי וכך בכל חודש המזכירה מקבלת את התשלום המגיע לה.
