במהפכה הדיגיטלית של היום ובמגמה של העסקים במשק לעודד עבודה מרחוק – מזכירה וירטואלית היא הדרך הטובה ביותר לטיפול בעבודה האדמיניסטרטיבית של כל משרד או עסק.
מזכירה וירטואלית היא פתרון חסכוני, יעיל, גמיש ובלתי מחייב לבעלי עסקים.
במקום מזכירה שתהיה עובדת המשרד, יותר ויותר עסקים בוחרים להעסיק מזכירה וירטואלית שתנהל את המשימות הביוקרטיות, את כל התיאומים, ניהול היומן, תקשורת עם ספקים וכדו' – במיקור חוץ.
מהי מזכירה וירטואלית? מדוע היא חשובה לעסקים ואלו יתרונות היא מציעה? – הטיפים שתקראו בכתבה זו הם בשיתוף חברת הייעוץ העסקי פרונטיס. לכניסה לאתר ומידע נוסף frontis.co.il
מהי מזכירה וירטואלית?
מזכירה וירטואלית, שניתן לכנותה גם – עוזרת וירטואלית או מזכירה מרחוק – היא מזכירה שעובדת במיקור חוץ, כלומר: אינה נמצאת במשרד עצמו ומספקת למשרד עזרה אדמיניסטרטיבית מרחוק.
המזכירה הווירטואלית משתמשת במיומנויות הארגוניות והתקשורת שלה יחד עם בקיאותה בשימוש בטכנולוגיה דיגיטלית חדשנית, כדי לסייע בכל הקשור לתחום הארגוני והאדמיניסטרטיבי לעסק.
מהם השירותים שאותם מספקת המזכירה הווירטואלית?
- ביצוע משימות וכל שירות אדמיניסטרטיבי שמסייע לניהול התקין של העסק.
- שימוש בכלים טכנולוגיים לייעול העבודה המשרדית, כגון: תוכנות לניהול פרויקטים, הזנת נתונים, ניהול מסמכים, עבודה עם פלטפורמות מבוססות ענן, ניהול דואר אלקטרוני,
- מענה לטלפונים, ניהול יומן, קביעת פגישות, מתן תזכורות על פגישות וישיבות.
- כל מה שקשור לסידורי נסיעות לחו"ל של עובדי המשרד.
- ניהול קשר עם גורמים חיצוניים למשרד, כגון: ספקים, גורמים מקצועיים.
- הפקת דו”חות והעברתם לגורמים הרלוונטיים.
- גבייה וניהול תשלומים ועזרה להנהלת חשבונות.
- נתינת שירות לקוחות, תמיכת לקוחות ותקשורת איתם.
מדוע מומלץ להיעזר בשירותי מזכירה וירטואלית?
לא ניתן לנהל עסק מבלי להתעסק במשימות אדמיניסטרטיביות שונות, כגון: ניהול יומן פגישות, מענה ללקוחות ולמתעניינים, קביעת פגישות, התנהלות מול גורמים חיצוניים ועוד.
בעל העסק או העובדים המקצועיים טרודים כל אחד בענייניו ואינם יכולים להתפנות למשימות אלו. חשוב אפילו שלא יעסקו בעניינים ביוקרטיים, אלא יעזרו לפיתוח העסק בתחום המקצועי שלהם.
לכן, מזכירה בעסק המרכזת את כל העבודה המשרדית והביוקרטית הינה חיונית וחשובה.
כיום עם ההתפתחות הטכנולוגית והכנסת האלמנט של עבודה
מרחוק – שירותי מזכירה וירטואלית הם הפתרון המוצלח ביותר לטיפול בענייני המשרד השונים.
כשמסתייעים בשירותי מזכירה וירטואלית ניתן לשכור את שירותיה בהיקף השעות המתאים לעבודה בעסק ולתקציבו ולא להתחייב על גודל משרה כלשהי.
כמו כן יכול בעל העסק לקבוע את סוגי המשימות שיעביר לטיפול המזכירה הווירטואלית ואף לשנותם בהתאם לצורך.
יתרונותיה של מזכירה וירטואלית
- עוזרת לייעול עבודה המשרד ע"י ביצוע המשימות הביוקרטיות והאדמיניסטרטיביות הנחוצות בו.
- מפנה את זמנם של אנשי המקצוע במשרד לעסוק בתחומם ולפעול לקידומו ולצמיחתו של העסק.
- עובדת ממקום מרוחק ולכן אין הגבלה למקום הגיאוגרפי של המשרד או של המזכירה.
- ניתן להגדיל או להקטין את שירותי המזכירה הווירטואלית בהתאם לצרכי העסק המשתנים.
- ניתן לשנות גם את מספר הימים והשעות של המזכירה בכל שבוע בהתאם לצרכי המשרד או העסק.
- מבחינה כספית משתלם יותר להעסיק מזכירה וירטואלית מאשר מזכירה במשרה מלאה.
- המזכירה וירטואלית עובדת על בסיס שעתי או לפי פרויקט. כלומר: התשלום הוא עבור השירות שהיא מספקת שלה ולא עבור השעות שבהן היא נוכחת במשרד כמו מזכירה שהיא עובדת החברה.
- אין צורך לשלם ביטוח לאומי, פנסיה, נסיעות וכדו'.
לאלו סוגי עסקים או משרדים מומלץ להיעזר בשירותי מזכירה וירטואלית?
השירות של מזכירה וירטואלית מתאים לכל מגוון העסקים – הן מבחינת גודלם והן מבחינת תחום עיסוקם.
לכל משרד או עסק באשר הוא יש חלק לא מבוטל של פעילות משרדית שמישהו או מישהי חייבים לטפל בו.
מומלץ לגייס מישהי מקצועית בעלת כישורים אדמיניסטרטיביים מוכחים לעבודה בתחום זה ולא רצוי שבעל העסק או עובדים מקצועיים בתחומים אחרים – יטפלו בכל הקשור לעבודה המשרדית.
כל בעל עסק יכול להחליט על היקף השעות השבועיות שהוא מעוניין לשכור את המזכירה הווירטואלית ולשנות את בחירתו בהתאם לצרכי העסק או לעונה שהעבודה בעסק רבה או חלשה יותר.
כך, שגם עסקים קטנים, בינוניים וגדולים יוכלו להרוויח מהעסקת מזכירה וירטואלית.
