שירותי משרד וירטואלי

כבר בעת העתיקה התקבלה ההבנה שכל עסק וכל גוף שלטוני, זקוק לאדם שיתאם וינהל עבורו את החלק האדמיניסטרטיבי של הפעילות. עד לא מכבר, מי שעשו את העבודה הזאת היו בעלי תפקידים שהוגדרו כסוגים שונים של מזכירות ומזכירים.

לעיתים מזומנות היו בכל עסק כמה מזכירים, שכל אחד מהם היה אמון על ביצוע של חלק מהפעילות. בעסקים קטנים, מזכיר או מזכירה מנוסים יכלו למלא את כלל התפקידים. ואולם בשנים האחרונות השמנה מאד הקונספט. כיום יש חברות המציעות שירותי משרד וירטואלי לעסקים, שמחליפים באופן חלקי או מלא את שירותי המשרד הקונבנציונליים שכל עסק נזקק להם.

אילו שירותי משרד נדרשים לכל עסק על מנת לשמר ולהגדיל את הפעילות העסקית שלו? מה סין שירותי משרד וירטואלי לבין שירותי משרד הניתנים על ידי עובדי ועובדות העסק? אילו סוגי עסקים הם המרוויחים העיקריים מאופן הפעולה הזה? כדאי לקרוא – כל התשובות להלן.

אילו שירותי משרד וירטואלי נדרשים בכל עסק ולמה

על מנת לשפר את הביצועים של העסק ולהוביל אותו במשעול הנכון להצלחה, העסק חייב להתנהל בצורה מסודרת בכלל המחלקות. מי שבדרך כלל מוודא שהפעילות העסקית אכן מתנהלת על פי הצורך, ובאופן שישפר את תפקוד העסק, הוא מי שאוחז בתפקיד המזכיר או המזכירה בו. בעסקים גדולים ניתן למצוא עד היום מזכירי אגפים, או מזכירים לכל פונקציונר בכיר. המזכיר או המזכירה הם המוציאים לפועל של הנחיות ומדיניות שמגיעות מלמעלה. כמו כן, תפקידם הוא לוודא השלמת הביצוע של העבודה. שירותי משרד וירטואלי אמנם מחליפים אט אט את המזכירים והמזכירות בעסק, אבל עדיין חשוב לבחור את הגוף המתאים שיהיה אמון על השלמת המלאכה. להלן רשימת תפקידים של מזכיר או מזכירה:

  • ניהול יומנים: המזכיר או המזכירה בעסק מנהלים בגרך כלל את כלל היומנים של העסק. מדובר ביומני פגישות לפונקציונרים של העסק כמו גם לאנשי מכירות, קידום מכירות, אדמיניסטרציה ועוד. לפני עידן המחשוב, המזכירה החזיקה בידיה כוח רב שהשתקף ביחס של לקוחות, ספקים ופקידים אליה. כיום, שירותי משרד וירטואלי עשויים להחליף, ואכן מחליפים במקרים רבים, את הפקיד או המזכירה.
  • ניהול רשימת לקוחות: בין אם מדובר בפקידים שנוכחים בפועל במשרד ובין ניתנים למשרד שירותי משרד וירטואלי, הם כוללים בחלק ניכר מהמקרים ניהול רשימת לקוחות, כפי שהיא מעוצבת על יקי אנשי המכירות. הפקיד או הפקידה במשרד אמורים להימצא בקשר רציף עם הלקוחות, במטרה לשמר אותם ולגרום להם לבצע הזמנות חוזרות.
  • נושאים מנהליים: הפקידים בעסק ממונים על נושאים מנהליים שונים, ארגון אירועים, טיפול בעובדים ועניינים אדמיניסטרטיביים.

בעסקים קטנים מדובר לרוב בפקיד הממונה על מספר נושאים. בעסקים גדולים מדובר בתפקידים ספציפיים שכל אחד מהפקידים מבצע. שירותי משרד וירטואלי יוצרים את אותו האפקט. ההבדל הוא שכאשר שוכרים שירותי משרד וירטואלי משלמים עבור השירות, ולא עבור שעות העבודה. לרוב, אמת המידה לקביעת התמורה היא ההספק. באופן הזה נחסכים סכומי כסף משמעותיים. מנגד, הגוף שמעניק שירותים כאלה יכול לעבוד עם מספר לקוחות בו זמנית.

אילו עסקים יוצאים נשכרים משכירת שירותי משרד וירטואלי

כאמור לעיל, שירותי משרד וירטואלי עשויים לחסוך סכומי כסף ניכרים. ואולם מי שעשויים לצאת נשכרים יותר מכולם הם דווקא עסקים קטנים ובינוניים. עסקים כאלה לא תמיד יכולים להרשות לעצמם לשכור פקיד למשרה קבועה. הקונספט של תמורה על פי שירות עשוי להיות שובר שוויון, המאפשר גם לעסקים כאלה להסדיר את הפעילות האדמיניסטרטיבית ולאפשר לבעלי העסק להקדיש זמן רב יותר לפיתוח והגדלה שלו. התשלום עבור שירותי משרד וירטואלי מאפשר לצמצם את התשלום אך ורק לפעילויות החשובות, או לחילופין לאפשר לעסק להשיב ללקוחות גם מחוץ לשעות העבודה. באופן הזה יכולים עסקים קטנים לקפוץ הישר לליגה של הגדולים, בלא צורך בהשקעה כספית משמעותית.

אם יש לכם עניין בקבלת שירותי משרד וירטואלי והעצמת העסק שלכם, זה בהחלט המקום הנכון עבורכם. כדאי ליצור קשר כבר כעת ואנשי המקצוע שלנו יחזרו אליכם בהקדם. הם יבררו את הרצונות ואת הצרכים שלכם ויתרימו את אופי השירותים בדיוק אליהם. שירותי משרד וירטואלי יחזקו את העסק שלכם וישפרו את התדמית ואת הקשר של העסק עם לקוחות, ספקים ועובדים.     

שאלות נפוצות על שירותי משרד וירטואלי

השירותי משרד מוריד ממך משימות שפחות נוחות ושגובות ממך זמן יקר. יש במשרד ניסיון קודם במשימות השונות שנדרשות ממנו לבצע, מקצועיות בכל עבודה ויחסי אנוש מעולים.

  •  אפיון מסודר של העבודה הנדרשת
  • התאמת מזכירה לצרכים של העסק
  • פיקוח ומסירת דו”חות עבודה

צריכים שירותי משרד במיקור חוץ או שירותי מזכירות? פנו אלינו עכשיו!

הרבה יותר זמן לפיתוח העסק!
שירותי עוזר אישי לאיש עסקים שייתן לך שקט נפשי בלי דאגות.

השאירו כאן שם וטלפון ונחזור אליכם.