שירותי מזכירות לפי שעה

אחד התפקידים החשובים והחיוניים ביותר בכל עסק הוא תפקיד המזכיר או המזכירה בעסק. ככל שהעולם העסקי משתנה, וככל שניהול העסק דורש תיאום איכותי יותר ותחכום רב יותר בהתנהלות, כך עולה החשיבות של התיאום והניהול האדמיניסטרטיבי.

יחד עם זאת, הטכנולוגיה המודרנית מאפשרת לבעלי העסק ולחלק ניכר מבעלי התפקידים לבצע את התפקידים שלהם מרחוק, ללא צורך בנוכחות פיזית במשרדי העסק. האפשרות הזאת הביאה לכך שעסקים רבים שוכרים שירותי מזכירות לפי שעה או לפי אמת מידה אחרת, ולאו דווקא על בסיס העסקה בפועל של המזכיר או המזכירה.

מהם בעצם שירותי מזכירות מרחוק לפי שעה? מה ההבדל ביניהם לבין העסקת מזכירות, פקידים ובעלי תפקידים אחרים בשכר? אילו סוג שירותים ניתן לגבל מבעלי המקצוע כאמור לעיל? בשורות להלן נביא כמה תובנות חדשות בנושא חשוב שכל בעל עסק צריך להכיר.

שירותי מזכירות לפי שעה – מה זה בעצם

כאמור לעיל, המזכירה היא למעשה נקודת המשען החשובה ביותר של העסק. המזכירה דואגת לתפעול הצד המשרדי של העסק, לתפעול השוטף שלו ולמגוון רחב של תיאומים, שכל כולם נועדו לשפר את ההתנהלות העסקית. במידה רבה, התפקיד של המזכיר או המזכירה בעסק הוא תפקיד של אמון. עם התפקידים של המזכירות בעסק ניתן למנות:

  • מענה טלפוני: שירותי מזכירות כוללים מענה טלפוני ללקוחות, ספקים וכן לעובדים אטו לשותפים עסקיים פוטנציאליים של העסק.
  • אדמיניסטרציה: מעבר למענה טלפוני, מזכירה איכותית מבצעת גם מספר לא קטן של מטלות ומשימות אדמיניסטרטיביות. עם המשימות הללו ניתן למהות כתיבת מכתבים או מסמכים עסקיים, תיוק וכן אינטראקציה עם עסקים אחרים או גופים חשובים שעשויים להשפיע על הפעילות העסקית.
  • מכירות: לעיתים מזומנות כוללים שירותי מזכירות לפי שעה ובכלל גם פעילויות שיש להן משמעות מכירתית. שיחות קידום מכירות, קביעת פגישות וכן טיפול בסוכנים ובאנשי מכירות, על מנת לספק להם את התשתית האדמיניסטרטיבית שתאפשר להם להביא לעסק תועלת מרבית.

 

בנוסף, מזכירה איכותית מעניקי שירותים למנהלי העסק הכוללים ניהול יומן פגישות, הקמה ואחריות על אירועים עסקיים וכיוצא בעלה משימות שהעסק מפיק מהן תועלת מרבית. ואולם העובדה שמתן השירותים איננו מחייב נוכחות מתמדת בעסק, הופכת את הנוכחות של המזכירה למיותרת. גופים וחברות המספקים שירותי מזכירות לפי שעה יכולים למעשה להעניק כמעט את כל השירותים, בלי שיהיה צורך בנוכחות של המזכירה בעסק בפועל. על פי הקונספט עסקי הזה, העסק שוכר למעשה את הפעילות של המזכירה, ולא את שעות העבודה שלה.

מה בין שירותי מזכירות לפי שעה לבין מזכירה שנוכחת בפועל בבית העסק

כאמור, במשך עשורים רבים ואף יותר מכך, המזכירה היתה הכוח המניע של העסק. היא היתה נוכחת בפעל במקום, וממלאת כמה וכמה פונקציות במקביל. הדבר החשוב ביותר היה האפשרות שלה לפקח על הפעילות השוטפת של העסק, גם אם היא לא נכחה בפועל בכל פינה בבית העסק בכל זמן.

מצד שני, המזכירה קבלה שכר עבור שעות העבודה שהושכרו לכאורה לעסק, ולא באפן ישיר עבור הפעילות שלה. כך יצא שמזכירה אחת היתה יכולה להיות מעולה, בעוד מזכירה אחרת היתה יכולה להיות בינונית, ושתיהן קבלו אות שכר למעשה. שירותי מזכירות לפי שעה מפרידים למעשה בין העובדת לבין העבודה שהיא מבצעת. התשלום ניתן על פעולה מסוימת – קביעת פגישות, שיחות מכריה או פעילות אדמיניסטרטיבית

  • הספק: ככל שההספק של המזכירה גבוה יותר, כך גם התגמול עבור השירותים שלה יהיה גבוה יותר – מספר שיחות הטלפון היוצאות, מספר הפגישות שקבעה או כל פעילות אחרת תתוגמל בנפרד.

 

  • שעות עבודה: שירותי מזכירות לפי שעה ניתנים בלי כל קשר לשעות העבודה הקבועות. העסק יכול לשכור שירותי מזכירות בכל שעה של היום, על מנת לשלב אותם באופן הנכות והמתאים ביותר לפעילות העסקית. במקרים רבים, הפעילות המיוחסת למזכירה מתבצעת בשעות היממה על ידי בעל העסק או בן משפחה או מקורב אחר, כאשר העסק שוכר שירותי מזכירות לפי שעה עבור השעות שבהן העסק לא פעיל.

 

ההבדל המשמעותי ביותר בין שירותי מזכירות לפי שעה לבין הנוכחות של מזכירה, או לצורך העניין כל בעל תפקיד אחר בעסק עצמו, טמון בעובדה שהמזכירה או בעל התפקיד על פי הקונספט הזה איננו מחויב לשעות עבודה מסוימות, אלא למספר השעות המושקעות בעסק. אופן התנהלות כזה יכול להתאים לכולם. מצד אחד, בעל העסק מקבל את השירותים הרצויים לו בשעות הנוחות והרצויות ביותר עבורו. מצד שני, המזכיר או המזכירה יכולים לשלב כמה לקוחות בו זמנית, ולהגדיל באן משמעותי את פוטנציאל ההכנסה שלהם.

היכן אפשר לקבל שירותי מזכירות לפי שעה

למעשה, יש כמה וכמה גופים עסקיים המציעים מודל של שירותי מזכירות לפי שעה. חשוב לבדוק את רמת האמינות של הגוף המציע שירותים מהסוג האמור, ואת סוג השירותים המוצעים על ידו. אם יש לכם עניין לשכור שירותי מזכירות לפי שעה לעסק שלכם, אתם בהחלט במקום הנכון. כדאי ליצור קשר כבר כעת והמומחים שלנו יחזרו אליכם בהקדם להמשך התהליך.

שאלות נפוצות על שירותי מזכירות לפי שעה

  • טיפול בכל מה שהעסק צריך
  • משימות אישיות
  • מענה טלפוני
  • ועוד..

משלמים אך ורק על שעות העבודה ללא תוספות, בשונה מהעסקת מזכירה במשרה מלאה.

הרבה יותר זמן לפיתוח העסק!
שירותי מזכירות שיתנו לכם שקט נפשי בלי דאגות.

השאירו כאן שם וטלפון ונחזור אליכם.

ניהול משרד
מזכירה אישית מרחוק