מזכירה רפואית
מזכירה רפואית היא נכס משמעותי לכל מרפאה, קליניקה ומרכז טיפולי. היא אחראית לביצוע משימות רבות שאינן חלק מהטיפול אך משפיעות עליו. בתוך כך עליה לנהל את התורים, הפניות, לארגן את המסמכים, לבצע תיאומים וכל זאת כדי שהרופאים או המטפלים יוכלו להתמקד במה שהם הכי טובים בו.
מעבר לתפקיד של המזכירה בכל הקשור לקביעת תורים ומענה לטלפונים, פעמים רבות במידה והיא לא במקור חוץ) היא נקודת המפגש הראשוני של המטופלים עם המקום. לכן, עליה להיות מסודרת, להיות בעלת קישורי תקשורת טובים, רגישה ולעבוד לעתים תחת לחץ. עליה להבין את האנשים שמגיעים למקום, לסייע להם וזאת במקביל לסיוע לצוות הטיפולי.
הרבה יותר זמן לפיתוח העסק!
שירותי מזכירות שיתנו לכם שקט נפשי בלי דאגות.
השאירו כאן שם וטלפון ונחזור אליכם.
הגדרת התפקיד של מזכירה רפואית
מזכירה רפואית מספקת שירותי אדמיניסטרציה לצוות הרפואי ולמטופלים. היא מפנה זמן יקר ומבטיחה שהפעילות במקום תתנהל בצורה חלקה ומסודרת. היא ״מחזיקה״ את תפעול הקליניקה, מבצעת תיאומים, מנהלת את סדר היום, את המשימות, מסננת פניות ומוודאת שכל המטופלים מקבלים את השירות הנחוץ. התפקיד, שיכול להשתנות בהתאם לסוג המרפאה והצרכים, יכלול לרוב את תחומי האחריות הבאים:
- ניהול יומן ותיאום תורים – קביעת ושינוי תורים, הכנסת מקרים דחופים וניהול חכם של יומן הטיפולים.
- מענה לפניות – בטלפון, בווטסאפ ובמייל, כולל מענה ראשוני, סינון והעברה לגורם המתאים.
- תיאומים – מול גורמים חיצוניים כמו מעבדות, ספקים, שירותי רפואה משלימים.
- תזכורת והפחתת ביטולים – שליחת תזכורת לפני תור, טיפול בביטולים ומילוי היומן במקרה של ביטולים וחלונות שנוצרו.
- טיפול במסמכים וטפסים – כולל אישורים, טפסי התחייבות, הפניות, תיעוד פנימי לפי נהלי המרפאה ואיסוף מסמכים מהמטופלים.
- גבייה – במידת הצורך מזכירה רפואית מטפלת גם בחשבוניות, קבלות ועדכון סטטוס תשלום מול המטופלים.
מזכירה רפואית מספקת הרבה מעבר לשירותי משרד והפעילות שלה יכולה להשפיע באופן ישיר על החוויה של המטופל ועל היכולת של המרפאה לתפקד בצורה תקינה ורגועה.
היתרונות שמביאה מזכירה רפואית לתפקיד
מזכירה רפואית מביאה יתרונות לרופאים ולמטופלים. היא מפחיתה את העומס במרפאה, הופכת ימים לחוצים למסודרים, מפחיתה טעויות ביומן ואת כמות הביטולים ומוודאת ששום דבר, כולל המטופלים והמשימות הקטנות ביותר, לא ייפול בין הכיסאות.
המומחיות של המזכירה ספציפית לעולם המרפאות והקליניקות כך שהיא מבינה את הצרכים הארגוניים, מביאה תודעת שירות גבוהה ויכולה לתקשר מול מגוון רחב של קהלים. היא מביאה איתה ניסיון בתחום שבו כל פרט חשוב והיכולת התפעולית-ניהולית שלה מקדמת את המקום.
במרפאות ומרכזים טיפוליים יש לשים דגש על נוחות המטופל, רצף תפעולי של המטפלים והרופאים וכן על תקשורת טובה וסודיות מוחלטת. המזכירה פועלת מתוך הבנת חשיבות המידע הרפואי וגם כשהיא נעימה ותקשורתית וגם כשיש לחץ מסביב, היא שומרת על מקצועיות.
מזכירה רפואית מרחוק/מהבית – האם זה הפתרון הנכון?
מזכירה רפואית שעובדת מהבית או מרחוק, מספקת שירות אדמיניסטרטיבי בלי להיות נוכחת בתוך המרפאה. היא אמנם לא רואה את המטופלים והמטפלים באופן פיזי אך היא לוקחת על עצמה משימות רבות ומשמעותיות. אתם לא צריכים לפנות מקום, שולחן ולהביא עוד מחשב כדי להבטיח שהמרפאה שלכם תפעל בצורה תקינה.
שירות לפי הצורך
אם אתם לא צריכים מזכירה במשרה מלאה אך כן צריכים עזרה קבועה בשעות מסוימות, מזכירה מהבית יכולה להיות הפתרון עבורכם. אתם תקבלו סיוע בכל משימה והמטופלים יקבלו מענה מסודר. המזכירה תבצע תיאומים ותדאג לתפעול השוטף בלי להכביד בעלויות מעביד ובלי התחייבות לתנאי העסקה.
שקט תפעולי
מזכירה רפואית מרחוק יכולה לספק מענה תפעולי כך שתוכלו להתעסק במטופלים ללא דאגות. אם המרפאה שלכם מלאה במטופלים והעומס גדל, אתם צריכים מישהי שתוכל לתת שירות מצוין, להוריד מכם משימות ותעזור לכם להתמקד בטיפולים עצמם.
מענה למגוון מטרות
המשימות הנפוצות שמתבצעות מרחוק הן ניהול יומן, תיאום תורים, מענה לפניות, תזכורת למטופלים, טיפול בביטולים, תיאומים בסיסיים, תפעול שוטף וסגירת קצוות על פי הצורך. מזכירה רפואית יכולה לעזור לעבודה חלקה, לטפל בכל המשימות הנלוות וכל זאת בלי להפיק תלוש שכר, התחייבות ותהליך הכשרה ארוך.
מזכירה רפואית היא לא עוד מישהי שעובדת. היא מחזיקה את המערכת כולה כדי שהכול יוכל לעבוד חלק והמשימות הנלוות יטופלו בצורה מקצועית. רוצים להבין איך היא יכולה להשתלב אצלכם במרפאה? פנו אלינו ובשיחה קצרה נוכל למפות את הצרכים ולהתאים את הפתרון המדויק שיעניק לכם שקט תפעולי.
הרבה יותר זמן לפיתוח העסק!
שירותי מזכירות שיתנו לכם שקט נפשי בלי דאגות.
השאירו כאן שם וטלפון ונחזור אליכם.
דרושה מזכירה רפואית
תיאור המשרה
לחב' המספקת שירותי אדמיניסטרציה ומזכירות דרוש/ה מנהל/ת משרד / מזכירה רפואית מנוסה.
במסגרת התפקיד: עבודה מול הלקוחות הפקת חשבוניות, שירותי ניהול משרד מקצה לקצה ועוד.
העבודה במשרה מלאה (ניתן גם חלקית) במשרד ליד בני ברק.
המשרד צמוד לתחבורה ציבורית ולרכבת הקלה.
דרישות התפקיד
ניסיון כמנהל/ת משרד / מזכירה – חובה
שליטה בניהול יומנים – חובה
שליטה באקסל – חובה
ניסיון בעבודה מול רו"ח, עו"ד ספקים ועוד
* משרה זו פונה לנשים וגברים כאחד.