שירותי משרד וירטואלי

אילו שירותי משרד וירטואלי נדרשים בכל עסק ולמה

על מנת לשפר את הביצועים של העסק ולהוביל אותו במשעול הנכון להצלחה, העסק חייב להתנהל בצורה מסודרת בכלל המחלקות. מי שבדרך כלל מוודא שהפעילות העסקית אכן מתנהלת על פי הצורך, ובאופן שישפר את תפקוד העסק, הוא מי שאוחז בתפקיד המזכיר או המזכירה בו. בעסקים גדולים ניתן למצוא עד היום מזכירי אגפים, או מזכירים לכל פונקציונר בכיר. המזכיר או המזכירה הם המוציאים לפועל של הנחיות ומדיניות שמגיעות מלמעלה. כמו כן, תפקידם הוא לוודא השלמת הביצוע של העבודה. שירותי משרד וירטואלי אמנם מחליפים אט אט את המזכירים והמזכירות בעסק, אבל עדיין חשוב לבחור את הגוף המתאים שיהיה אמון על השלמת המלאכה. להלן רשימת תפקידים של מזכיר או מזכירה:

• ניהול יומנים: המזכיר או המזכירה בעסק מנהלים בגרך כלל את כלל היומנים של העסק. מדובר ביומני פגישות לפונקציונרים של העסק כמו גם לאנשי מכירות, קידום מכירות, אדמיניסטרציה ועוד. לפני עידן המחשוב, המזכירה החזיקה בידיה כוח רב שהשתקף ביחס של לקוחות, ספקים ופקידים אליה. כיום, שירותי משרד וירטואלי עשויים להחליף, ואכן מחליפים במקרים רבים, את הפקיד או המזכירה.
• ניהול רשימת לקוחות: בין אם מדובר בפקידים שנוכחים בפועל במשרד ובין ניתנים למשרד שירותי משרד וירטואלי, הם כוללים בחלק ניכר מהמקרים ניהול רשימת לקוחות, כפי שהיא מעוצבת על יקי אנשי המכירות. הפקיד או הפקידה במשרד אמורים להימצא בקשר רציף עם הלקוחות, במטרה לשמר אותם ולגרום להם לבצע הזמנות חוזרות.
• נושאים מנהליים: הפקידים בעסק ממונים על נושאים מנהליים שונים, ארגון אירועים, טיפול בעובדים ועניינים אדמיניסטרטיביים.

בעסקים קטנים מדובר לרוב בפקיד הממונה על מספר נושאים. בעסקים גדולים מדובר בתפקידים ספציפיים שכל אחד מהפקידים מבצע. שירותי משרד וירטואלי יוצרים את אותו האפקט. ההבדל הוא שכאשר שוכרים שירותי משרד וירטואלי משלמים עבור השירות, ולא עבור שעות העבודה. לרוב, אמת המידה לקביעת התמורה היא ההספק. באופן הזה נחסכים סכומי כסף משמעותיים. מנגד, הגוף שמעניק שירותים כאלה יכול לעבוד עם מספר לקוחות בו זמנית.

אילו עסקים יוצאים נשכרים משכירת שירותי משרד וירטואלי

כאמור לעיל, שירותי משרד וירטואלי עשויים לחסוך סכומי כסף ניכרים. ואולם מי שעשויים לצאת נשכרים יותר מכולם הם דווקא עסקים קטנים ובינוניים. עסקים כאלה לא תמיד יכולים להרשות לעצמם לשכור פקיד למשרה קבועה. הקונספט של תמורה על פי שירות עשוי להיות שובר שוויון, המאפשר גם לעסקים כאלה להסדיר את הפעילות האדמיניסטרטיבית ולאפשר לבעלי העסק להקדיש זמן רב יותר לפיתוח והגדלה שלו. התשלום עבור שירותי משרד וירטואלי מאפשר לצמצם את התשלום אך ורק לפעילויות החשובות, או לחילופין לאפשר לעסק להשיב ללקוחות גם מחוץ לשעות העבודה. באופן הזה יכולים עסקים קטנים לקפוץ הישר לליגה של הגדולים, בלא צורך בהשקעה כספית משמעותית.

אם יש לכם עניין בקבלת שירותי מזכירות והעצמת העסק שלכם, זה בהחלט המקום הנכון עבורכם. כדאי ליצור קשר כבר כעת ואנשי המקצוע שלנו יחזרו אליכם בהקדם. הם יבררו את הרצונות ואת הצרכים שלכם ויתרימו את אופי השירותים בדיוק אליהם. שירותי משרד וירטואלי יחזקו את העסק שלכם וישפרו את התדמית ואת הקשר של העסק עם לקוחות, ספקים ועובדים.